1- No definir una estrategia de gestión del espacio

La gestión del espacio es un proceso de negocio. Debe aportar valor a los clientes y, en consecuencia, beneficio a la propia empresa. Distribuir, organizar, comunicar o facilitar el acceso al producto son algunos ejemplos de mejora de servicio para los clientes; adecuar el mobiliario, optimizar el espacio o ajustar el stock son elementos necesarios para rentabilizar el espacio.

El planograma es la herramienta que diseña, gestiona y analiza el espacio por lo que su uso correcto cobra vital importancia. Tener claro para que sirve y como se adapta a las necesidades empresariales es fundamental: no le pidamos al planograma aquello que no puede ofrecer y no desaprovechemos, por ejemplo, su potencial analítico. Se debe pensar de manera estratégica, definiendo los objetivos, planificando y precisando los procesos y, finalmente, asignando responsabilidades a los colaboradores.

No valen las ocurrencias del tipo – “quiero probar a ver si funciona” – ni de lo que llamamos vulgarmente calentones… “mi competencia lo hace” y menos “me han dicho que esto se hace así, con planogramas”

La gestión del espacio es una parte más de toda una estrategia; modelo de negocio, posicionamiento, tipología de clientes, oferta de surtido, experiencia de compra… todo va alineado.

Aunque está muy extendido, la gestión del espacio no es (solamente) un proyecto tecnológico. La tecnología es importante pero no decisiva; la elección del software debe ser meditada y es relevante, teniendo en cuenta el grado de inversión a realizar. Pero vendrá determinada por otras reflexiones y decisiones previas. El esfuerzo debe realizarse en el análisis de los requerimientos y las necesidades a cubrir. Todo el tiempo que se dedique a definir el plan se convertirá en ahorro de costes y limitará las malas y precipitadas decisiones que generan frustración.

Y una reflexión final. La gestión del espacio es una parte más de toda una estrategia; modelo de negocio, posicionamiento, tipología de clientes, oferta de surtido, experiencia de compra… todo va alineado. No existen compartimientos estancos, son vasos comunicantes; sin un surtido optimizado y adecuado al posicionamiento, no se podrán diseñar buenos planogramas.

2- No asignar los recursos necesarios

Hablamos aquí de tiempos, tecnología y equipos. Normalmente se planifica mal, siempre hay una prisa desmesurada y nunca se cumplen los plazos. Se tiende a un optimismo desaforado y multiplicado cuando no tenemos experiencia en este tipo de proyectos.

El tiempo es un recurso escaso, el que más seguramente, y hay que tratarlo de forma especial. Ser honestos con los tiempos de ejecución de las tareas y transparentes en los procesos de comunicación, es clave para el desarrollo de los proyectos. Los diagramas de Gantt funcionan; dibujan un escenario, pero cuando aterrizan al día a día, se van desajustando y provocan disfunciones. Utilizar metodologías de gestión de proyectos adecuadas es fundamental. Personalmente recomiendo Scrum, por su adaptabilidad y sus rápidos resultados.

Pero por encima de nombres de metodologías, está el grado de madurez de cada entorno empresarial. La adaptación es clave; los puristas por favor, ¡abandonen la sala!

“Esa metodología es fantástica y seguramente la mejor… pero aquí no funcionará”

nos comentó el Gerente de una empresa. Él conocía a su equipo mejor que nadie…

Así, antes de todo hay que ser realistas y analizar si nuestra organización está preparada y capacitada para llevar adelante este tipo de proyectos complejos.

Pero no solo necesitaremos tiempo y paciencia. Hay que hacer inversiones: tecnología, formación, equipos (hablaremos en el siguiente punto) consultoría etc. Insisto; inversiones, no gastos… Si el proceso de análisis ha sido correcto, ajustaremos esa inversión a las necesidades reales, garantizando un retorno en cantidad y tiempo razonable. Ahora bien, si queremos competir en la Fórmula 1 compraremos un coche de carreras no el Ford Fiesta del primo de mi cuñado… se entiende ¿verdad?

Y que nadie engañe: esto no es barato!

Pero si se hace bien, con equipos internos, externos o mixtos, produce beneficios muy importantes: mejora de ventas y márgenes, reducción de inventario, experiencia y satisfacción del cliente, comunicación con tiendas…

3- No disponer de un equipo humano adecuado

Los proyectos deben tener alma. Y el alma lo ponen las personas.

En los desarrollos de planogramas se tiende a pensar que cualquier miembro del equipo está capacitado para diseñar las implantaciones

Disponer de un equipo adecuado es una de las tareas más importantes para el desarrollo de cualquier proyecto. En los desarrollos de planogramas se tiende a pensar que cualquier miembro del equipo está capacitado para diseñar las implantaciones… y eso no es así

Para empezar, se debe construir un equipo. Independientemente del tamaño del proyecto, el trabajo no es individual, requiere de perfiles heterogéneos en los diferentes momentos del proyecto. Se necesita de perfiles estratégicos, que lideren y gobiernen el proyecto; de técnicos que trabajen con datos (extracción, transformación, limpieza y validación, acceso…); consultores y analistas que entiendan las necesidades de todas las partes, que organicen y estructuren los procesos, que determinen prioridades…

Y finalmente, la figura del Space Planner o Planogramador, que es la de un ejecutor, un especialista que conoce su disciplina y produce planogramas de acuerdo con los criterios de calidad y cantidad establecidos. Como vemos para diseñar el primer planograma hace falta más que un software y muchas ganas… Dependiendo de la cantidad de planogramas a realizar, necesitaremos un equipo estable y unos procedimientos bien definidos.

Cometer errores es humano; no preverlos es imperdonable.