La Gestión del Espacio es un proceso de negocio; un conjunto de acciones sistematizadas y documentadas que generan un beneficio empresarial. Es un proceso exigente, sin duda, pero que bien ejecutado permite aumentar la rentabilidad y mejorar la experiencia de compra al consumidor.

Básicamente se trata de diseñar el espacio comercial, administrar los productos a exhibir y analizar los indicadores estratégicos que el punto de venta aporta al negocio. Utilizamos principalmente tres herramientas para desarrollar estos procesos: el layout o plano de tienda,el planograma de implantación y un dashboard o panel de control. Se pueden añadir también otras aplicaciones informáticas que tengan que ver con el tratamiento de información, como por ejemplo un visualizador de datos o un generador de informes que, integrados en las herramientas anteriormente mencionadas, facilitan el trabajo de analistas de espacio y responsables de categoría.

En Qmax Consulting SL hemos denominado a este proceso como Gestión Inteligente del Espacio de Compra o GIEC, una solución flexible que combina software, metodología y profesionales expertos para dar respuesta a los desafíos que plantea el punto de venta.

4 beneficios (casi) inmediatos de la Gestión del Espacio

Utilizar estas herramientas produce beneficios a corto y medio plazo. Pone en primer plano las necesidades del punto de venta de una forma más analítica y menos intuitiva, acelerando la toma de decisión – disponemos de información constantemente actualizada- y minimizando los riesgos de las acciones correctivas. Además, y eso siempre es importante, descarga las tareas repetitivas y focaliza las acciones. Veamos 4 ejemplos de beneficios a corto plazo:

• Distribución y análisis de las categorías en el layout: detección de zonas frías y calientescon datos comparados. Si disponemos de sistemas de análisis de tracking de personas podremos analizar la circulación, aforo o tiempo de estancia de los clientes en cada categoría ajustando el espacio dedicado al peso en cifra o en afluencia.
• Optimización del espacio con planogramas: aprovechamiento del espacio, añadiendo nuevas referencias o redistribuyendo y compactando los facings.
• Adecuación del stock con planogramas: definiendo las unidades de stock necesarias en el punto de venta disminuyen las mermas y los sobre-stocks improductivos. También se mejoran procesos operativos como la reposición de producto o el pedido automático al almacén.
• Visibilidad de los objetivos con Panel de Control: utilizando un dashboard del punto de venta y definiendo indicadores como la rentabilidad por superficie, por metro lineal, bandeja, ocupación por marca o fabricante, podemos tomar decisiones sobre el surtido, precios, ubicación, estacionalidad etc. Si los combinamos con otras métricas se generan nuevos KPI’s que aportan una nueva mirada al negocio: visitas a la tienda con promociones en redes sociales, compras ROPO o cuantificar el showrooming… Indicadores que en conjunto cobran un nuevo valor.

 ¿Y el comercio tradicional?

Todo esto parece que solamente es accesible para grandes superficies o grandes cadenas de retailers. Es cierto que se trata de procesos complejos y que requieren de perfiles altamente especializados; pero también cada vez hay más posibilidades de externalizar estos procesos a costes asumibles, sin inversiones previas y con resultados profesionales.

Pensemos que el punto de venta es el centro de operaciones del negocio por lo que es importante que esté en perfecto estado. Eso significa dedicar recursos, apostar por lo importante y medir y analizar constantemente. No es necesario hacerlo todo y menos al mismo tiempo: lo importante es dedicar más tiempo a la reflexión y a la planificación que a las acciones a realizar.

Por tanto el inicio de una buena GIEC debe ser una propuesta estratégica que sea asumida por todos los participantes, dirección y personal operativo, para lo que será necesario comunicar adecuadamente.

Simplificando el proceso de GIEC vemos 3 fases claves:

1. Definición y recursos: qué queremos hacer, cómo y con quién se va a desarrollar. No olvidar el capítulo de comunicación y formación de los equipos en tecnología o metodologías.
2. Planificación: distribuir tareas y plazos de ejecución, refinar los objetivos, definir las métricas y documentar.
3. Desarrollo, implantación y revisión: establecer mecanismos de control de tareas y plazos. Revisar los KPI’s y los informes generados: atender las alertas prioritarias.

Y un último consejo: no desfallecer. Probablemente a la primera nunca sale como esperábamos. El fracaso es no intentarlo.

El punto de venta es clave para el comercio tradicional; gestionarlo de manera profesional e inteligente es la garantía de continuidad y de competitividad.

Entrada publicada el 04/05/2016 en el Blog de Flame Analytics